Antwort Wie Ordner archivieren? Weitere Antworten – Wie Archiviere ich einen Ordner
Manuelles Archivieren von Elementen
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und wählen Sie den Ordner aus, der archiviert werden soll.
- Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.
3 Fragen zur Archivierung und DSGVO
Sie sollten die Unterlagen an einem Ort aufbewahren, an dem sie vor Feuchtigkeit, Feuer, Staub usw. geschützt sind. Legen Sie Ordner oder Ringbücher mit Dokumenten immer in Archivboxen oder Containern ab, wo sie vor Beschädigungen geschützt sind.Akten archivieren können Sie in Regalen, in staubigen Archiven, in einem externen Aktenlager oder Sie lassen Ihre Akten bei einem Scandienstleister digitalisieren.. Die digitale Aktenarchivierung ist sicherlich die modernste und vorteilhafteste Methode Ordner und Akten zu archivieren.
Was macht man beim Archivieren : Archivieren bezeichnet grundsätzlich die systematische und kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Die Archivierung gilt als elementarer Bestandteil der Büroorganisation und umfasst eine zeitlich uneingeschränkte Erhaltung und Benutzung des Archivguts (auch: Archivale).
Wie sichere ich einen Ordner
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner gedrückt (oder halten Sie diese gedrückt), und wählen Sie dann Eigenschaften aus. Wählen Sie die Schaltfläche Erweitert und dann das Kontrollkästchen Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen aus.
Wie mache ich ein Backup von einem Ordner : Schritt 2: Sichern Ihrer Ordner
Starten Sie zuerst Windows-Sicherung: Wählen Sie Start und dann Windows-Sicherung aus. Sie können Ihre Ordner "Desktop", "Dokumente", "Bilder", "Videos" und " Musik " sichern. Schalten Sie einfach den Schalter für jeden Ordner ein oder aus.
- DVDs und Blu-rays. DVDs und Blu-rays stehen in der Beliebtheit aufgrund des bequemen Handlings und der platzsparenden Archivierbarkeit an erster Stelle.
- (Externe) Festplatten. Der große Vorteil von Festplatten liegt im großzügigen Speicherplatz und im Preis.
- Flash-Speicher.
- Cloud – für den Zugriff von überall.
Spezielles Archivpapier nach DIN ISO 9796 garantiert bei korrekter Lagergerung eine Haltbarkeit von mindestens 200 Jahre und ist daher bestens für die Langzeitarchivierung geeignet.
Wie müssen Belege archiviert werden
Für digitale Belege gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für physische Belege (Papierbelege). Auch elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Digitale Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden! Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!Akten lagern
- Lagere deine Dokumente bei einer konstanten Raumtemperatur von etwa 18-20°C.
- Bei einer relativen Luftfeuchtigkeit von 45-55% erhältst du deine Rechnungen, Akten und Dokumente am besten.
- Deine archivierten Unterlagen sollten keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein.
Spitzenreiter der Dokumentenarchivierung: ELO-Office, Archivista und PaperOffice. ELO-Office, Archivista und PaperOffice sind ideal geeignet, um Dokumente digital zu archivieren. Mit allen drei Programmen können Sie Dokumente einscannen und passwortgeschützt speichern.
Während Backups aktivere Speicherplätze für Daten sind, die häufig aktualisiert werden, dienen Archive ausschließlich der Langzeitspeicherung von Daten. Wenn eine Datei archiviert wurde, können Sie die Originalversion löschen, wenn Sie möchten oder müssen.
Wie kann ich einen Ordner mit Passwort versehen : Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner gedrückt (oder halten Sie diese gedrückt), und wählen Sie dann Eigenschaften aus. Wählen Sie die Schaltfläche Erweitert und dann das Kontrollkästchen Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen aus.
Wie kann ich einen Ordner verstecken : Machen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner und gehen Sie auf "Eigenschaften". Setzen Sie das Häkchen bei "Versteckt" und bestätigen Sie mit "OK". Der Ordner befindet sich noch immer dort, wo er vorher war, ist jetzt aber nicht mehr sichtbar.
Wie macht man eine komplette Datensicherung
Diese Vorgehensweise zählt zu den einfachsten, da sie keine Fremdsoftware und keinen Internetzugang erfordert.
- Öffnen Sie die Systemsteuerung (über die Taste 'Start').
- Wählen Sie dort 'System und Sicherheit'.
- Klicken Sie anschließend auf 'Sichern und Wiederherstellen'.
- Wählen Sie zuletzt auf 'Systemabbild erstellen'.
Haltbarkeit von Speichermedien – Eine Zusammenfassung
| Medium | Haltbarkeit |
|---|---|
| USB-Stick | 10 – 30 Jahre |
| SD-Karte | 10 – 30 Jahre |
| Festplatten | |
| HDD-Festplatten | 3 – 5 Jahre |
Bei den optischen, gepressten Speichermedien ist die DVD (Abkürzung von Digital Versatile Disc englisch für digitale vielseitige Scheibe) mit vermuteten 100 Jahren Haltbarkeit das langlebigste Medium.
Was ist das Haltbarste Speichermedium : USB-Sticks und SD-Karten halten in der Regel ca. 10 Jahre oder länger. Datenträger, die lediglich zur Archivierung von digitalen Bildern genutzt werden, sind besonders langlebig. Je seltener die Daten auf dem Stick überschrieben werden, desto länger hält er.